Tässä artikkelisarjassa olemme jo käsitelleet myyntivideoita, koulutusvideoita ja tapahtumatallenteita. Ehkä teillä on lisäksi tuote-esittelyjä, tukivideoita, webinaarikatkelmia, sisäisiä ohjevideoita, asiakkaiden kysymyksiin vastaavia tallenteita tai eri tiimien tekemiä lyhyitä näyttötallenteita.
Videoita siis löytyy. Mitä niille seuraavaksi tehdään?
Koulutusvideoita käsittelevässä artikkelissamme sivusimme jo samaa asiaa: videoiden ei pitäisi hautautua satunnaisiin Teams-keskusteluihin. Jos videota ei löydä, ei ole juuri merkitystä sillä, kuinka hyödyllinen se olisi.
Tällä kertaa menemme pidemmälle ja katsomme, miten osasta videokokoelmaa voi rakentaa helposti käytettävän tietopankin Icareus Videopilvellä..
Pähkinänkuoressa:
- Valitse, mitkä olemassa olevista videoista kuuluvat tietopankkiin
- Järjestä videot käyttötarkoituksen, rakenteen, otsikoiden, kategorioiden ja metatietojen avulla
- Julkaise, rajaa ja päivitä videoita rikkomatta linkkejä tai upotuksia
Kenelle tietopankki on tarkoitettu?
Tietopankin ei tarvitse kattaa koko Icareus Videopilvi -tiliä. Se voi olla tarkkaan valittu ja järjestetty osa videokirjastoa. Ennen videoiden järjestämistä kannattaa kuitenkin päättää, kenelle tietopankki on tarkoitettu.
- Asiakkaille tarkoitettu tietopankki: Sisältää yleensä vastauksia yleisiin kysymyksiin, tuoteohjeita, ongelmanratkaisuvideoita ja muuta itsepalvelua tukevaa sisältöä.
- Sisäinen tietopankki: Voi keskittyä esimerkiksi perehdytykseen, sisäisiin prosesseihin, työkaluihin, käytäntöihin, IT-ohjeisiin tai vakiintuneisiin toimintatapoihin.
- Kumppaneille tai julkiseen käyttöön tarkoitettu tietopankki: Voi sisältää tuotemateriaaleja, palvelutietoa, koulutussisältöjä tai tapahtumatallenteita.
Kohderyhmä vaikuttaa siihen, mitä tietopankkiin kannattaa sisällyttää, miten videot ryhmitellään ja miten niiden käyttöoikeudet myöhemmin määritellään.
Rakenna kirjasto sen käyttäjien tarpeiden ympärille, älä sen mukaan, miten videot alun perin sattuivat syntymään.
Valitse oikeat videot ja ryhmittele ne järkevästi
Kaikkia videoita ei kannata lisätä. Tietopankin käytettävyys heikkenee nopeasti, jos siitä tulee paikka, johon vain kerätään kaikki mahdollinen sisältö.
Esimerkiksi asiakastuen tietopankki ei tarvitse jokaista tiimin tekemää näyttötallennetta. Yksittäistä asiakastapausta varten tehty video voi hyvin jäädä sen ulkopuolelle. Sen sijaan video, joka näyttää, miten salasana vaihdetaan, raportti viedään järjestelmästä, yleinen virhe korjataan tai käyttäjätili otetaan käyttöön, todennäköisesti kuuluu mukaan.
Pitkiä tallenteita voi olla tarpeen leikata ensin. Jos 45 minuutin webinaarissa on yksi hyödyllinen kahden minuutin vastaus, tietopankkiin kannattaa lisätä kyseinen katkelma koko tallenteen sijaan.
Ryhmittele videot sen jälkeen niin, että käyttäjien on helppo rajata hakuaan. Ryhmiä voivat olla esimerkiksi käyttöönotto, ongelmanratkaisu, raportointi, tiliasetukset, tuotteen ominaisuudet tai usein kysytyt kysymykset.
Tarkoitus ei ole kopioida koko videoarkiston rakennetta vaan auttaa käyttäjää löytämään vastaus helpommin.
Tee videoista helposti löydettäviä
Hyvin rajattukin tietopankki kasvaa ajan myötä. Muutamaa videota on helppo hallita käsin, mutta viidenkymmenen kohdalla tilanne on jo toinen. Jossain vaiheessa käyttäjien täytyy pystyä hakemaan, suodattamaan ja selaamaan sisältöä ilman, että he tietävät valmiiksi, minne jokin video on tallennettu.
Hyvillä otsikoilla on merkitystä."Tuotedemo final 2B 2026 v3" saattaa olla selkeä nimi videon tallentaneelle henkilölle, mutta ongelmaansa ratkaisua etsivälle käyttäjälle se ei kerro juuri mitään. "Kuukausiraportin vienti" on parempi, koska otsikosta selviää heti, mihin video auttaa.
Sama koskee kuvauksia, kategorioita, tageja, metatietoja ja pikkukuvia. Käytä sanoja, joilla käyttäjät todennäköisesti etsivät sisältöä: tuotenimiä, ominaisuuksia, virheilmoituksia, tehtäviä, asiakkaiden kysymyksiä tai prosessien nimiä.
Icareus Videopilven haku voi hyödyntää myös tarkempia videotietoja, kuten esiintyjiä, jakelijaa tai muita metatietoja. Tietopankissa esiintyjillä ei tietenkään tarvitse tarkoittaa näyttelijöitä. Kyse voi olla webinaarien puhujista, kouluttajista, esittelijöistä, haastateltavista tai tallennettuun keskusteluun osallistuneista henkilöistä.
Tästä on hyötyä silloin, kun käyttäjä muistaa, kuka asian selitti, mutta ei videon nimeä.
Haku toimii paremmin, kun kirjasto on nimetty ja järjestetty sitä käyttävien ihmisten näkökulmasta.
Vie videot sinne, missä niitä tarvitaan
Keskitetty videokirjasto on hyödyllinen kokoelman selaamiseen, hakemiseen ja hallintaan. Videoita voi kuitenkin tuoda myös suoraan sinne, mistä käyttäjät jo etsivät ohjeita: helpdesk-artikkeleihin, intranetiin, tuotedokumentaatioon, laskeutumissivuille tai asiakaspalvelusivuille.
Icareus Videopilvessä tähän on muutama vaihtoehto:
- Yksittäiset videot sopivat hyvin tilanteisiin, joissa haluat upottaa tietyn videon olemassa olevalle verkkosivulle, artikkeliin, intranetiin, tuotesivulle tai asiakaspalvelun yhteyteen.
- Videosivut sopivat pienemmille kokoelmille tai tiettyyn aiheeseen keskittyville videokirjastoille. Ne voivat toimia itsenäisinä sivuina tai osana omaa verkkosivustoasi, ja ne tukevat hakua ja kansioita.
- Portaalit sopivat suurempiin kokoelmiin ja laajempiin videokeskuksiin. Videosivujen tavoin ne tukevat hakua ja kansioita, mutta niihin voidaan tuoda myös tapahtumia ja tapahtumatallenteita. Lisäksi ne tarjoavat enemmän mahdollisuuksia itsenäisen katselupalvelun rakentamiseen.
Valitse ratkaisu kokoelman koon ja käyttötarkoituksen perusteella.
Yhdelle tukivideolle pelkkä upotettu videosoitin voi riittää. Tiettyyn aiheeseen keskittyvälle videokokoelmalle videosivu voi olla sopivampi. Laajemmalle kirjastolle, joka sisältää tapahtumia, tallenteita ja erilaisia sisältökokonaisuuksia, portaali tarjoaa enemmän tilaa ja mahdollisuuksia.
Määritä käyttöoikeudet kohderyhmän mukaan
Kun tietopankin rakenne on selvillä, päätä, kenelle sisällön pitäisi näkyä.
Jos videot ovat julkista itsepalvelusisältöä, pidä niiden käyttö mahdollisimman helppona. Julkinen videosivu tai ohjeartikkeleihin upotetut videot voivat olla täysin riittäviä. Mitä vähemmän esteitä sisällön ja käyttäjän välillä on, sitä parempi.
Jos videot on tarkoitettu asiakkaille, kumppaneille, työntekijöille tai tietylle tiimille, käyttöä kannattaa rajata tarkemmin. Videosivulle voidaan asettaa käyttäjätunnus ja salasana tai sen käyttöä voidaan rajata sijainnin tai turvatunnisteen avulla. Portaali voidaan puolestaan määrittää vaatimaan käyttäjän kirjautumisen, joten se sopii hyvin tilanteisiin, joissa koko videopalvelu on tarkoitettu rajatulle käyttäjäryhmälle.
Yksittäisten upotettujen videoiden käyttöoikeudet voidaan yleensä hoitaa siinä ympäristössä, jossa video julkaistaan: verkkosivustolla, intranetissä, helpdeskissä, asiakasportaalissa tai tuotesivulla. Useimmiten tämä riittää.
Myös kieli on osa samaa kokonaisuutta. Osa videoista voidaan näyttää vain videosivun tai portaalin tietyissä kieliversioissa. Suomenkielisen tukivideon ei tarvitse näkyä englanninkielisessä ohjekirjastossa. Tiettyä maata varten tehtyä perehdytysvideota ei tarvitse näyttää kaikille tiimeille.
Pidä sisältö ajan tasalla
Tietopankista on hyötyä vain, jos sen sisältöön voi luottaa.
Jos video näyttää vanhentuneen käyttöliittymän, prosessin tai työvaiheiden järjestyksen, se täytyy päivittää. Icareus Videopilvessä sama video voidaan liittää useisiin kansioihin, sivuille tai portaaleihin. Kun video päivitetään, muutos näkyy kaikkialla, missä samaa videota käytetään.
Sama koskee nimiä ja kansioita. Videon tai kansion nimeäminen uudelleen ei riko olemassa olevia linkkejä. URL-osoite perustuu videon tai kansion tunnisteeseen eikä pelkästään käyttäjälle näkyvään nimeen.
Näin upotuksia, jaettuja linkkejä ja julkaistuja kokoelmia ei tarvitse korjata yksitellen aina, kun jokin muuttuu.
Kokeile käytännössä
Aloita yhdestä kohderyhmästä ja pienestä osasta videoarkistoa.
Voit esimerkiksi valita kymmenen tukivideota, joita asiakkaat edelleen käyttävät, kysyvät tai joita heille lähetetään linkkeinä. Ne voivat käsitellä esimerkiksi käyttäjätilin käyttöönottoa, ongelmanratkaisua, raportointia, tuotteen ominaisuuksia tai usein kysyttyjä kysymyksiä.
Kymmenen videota riittää näyttämään, toimiiko valittu rakenne käytännössä. Jos toimii, jatka seuraavalla kymmenellä.
Tarkemmat ohjeet tietopankin rakentamiseen Icareus Videopilvessä löydät Helpdeskistämme.