Selkeä ja toimiva sisäinen viestintä on tärkeää, jotta organisaatio pysyy ruodussa, oppiminen sujuu ja arki soljuu. Sähköpostit ja tekstipohjaiset päivitykset ovat edelleen tarpeellisia, mutta ne eivät aina onnistu välittämään viestiä selkeästi tai pitämään ihmisten huomiota. Video puolestaan tarjoaa yksinkertaisen ja joustavan tavan tehdä sisäisestä viestinnästä kiinnostavampaa ja helpommin omaksuttavaa. Samalla se auttaa luomaan yhtenäisempää ja avoimempaa työyhteisöä.
Tässä on muutamia käytännön tapoja, joilla video voi vahvistaa sisäistä viestintää:
Organisaatiot näkevät videossa suurta arvoa, erityisesti viestinnässä ja oppimisessa. 98% organisaatioiden työntekijöistä sanoo, että video on arvokas työkalu viestinnän parantamisessa ja työntekijöiden paremmin ja nopeammin kouluttamisessa.
1) Sujuvampi perehdytys
Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on iso osa sisäistä viestintää. Videoiden avulla perehdytys voidaan yhtenäistää, sillä kaikille voidaan tarjota samat selkeät ohjeet, esimerkit ja taustatiedot riippumatta sijainnista tai aikavyöhykkeestä. Videoita voi katsoa omaan tahtiin, pysäyttää ja palata niihin myöhemmin, mikä helpottaa uuden työn aloittamista.
2) Tehokkaampi koulutus
Myös jatkuva osaamisen kehittäminen hyötyy videopohjaisista koulutusmateriaaleista. Demonstraatiot, käytännön esimerkit ja simulaatiot välittyvät videolla huomattavasti tehokkaammin kuin pitkillä tekstitiedostoilla. Kun koulutukset ovat saatavilla silloin kun työntekijälle sopii, oppiminen on joustavaa ja tieto jää paremmin mieleen.
3) Selkeämmät päivitykset ja tiedotteet
Viikoittaiset päivitykset, tuoteuutiset, ohjeistukset tai strategiset linjaukset on usein helpompi hahmottaa videon kautta. Näkeminen ja kuuleminen tekevät viestistä henkilökohtaisemman ja ymmärrettävämmän. Video säästää aikaa ja vähentää sitä tietotulvaa, joka helposti syntyy pelkistä tekstimuotoisista ilmoituksista.
4) Parempi yhteistyö tiimien välillä
Videot tukevat yhteistyötä etenkin hajautetuissa tiimeissä. Nopeat tallenteet, ruudunjakovideot ja projektipäivitykset auttavat pitämään kaikki ajan tasalla, vaikka työskentely olisi eri aikavyöhykkeillä tai eri toimipisteissä. Etätyöntekijöille video tuo myös kaivattua kontekstia ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.
5) Vahvempi tietojen ja osaamisen jakaminen
Asiantuntijat voivat tallentaa lyhyitä ohjevideoita, parhaita käytäntöjä tai vinkkejä, joita koko organisaatio voi hyödyntää. Ajan myötä syntyy hakukelpoinen tietopankki, joka auttaa purkamaan siiloja ja vähentää turhia kokouksia tai toistuvia kysymyksiä. Tieto löytää tiensä helpommin oikeille ihmisille.
6) Luonteva lisä olemassa oleviin viestintäkanaviin
Video toimii hyvin olemassa olevissa sisäisissä kanavissa – intranetissä, yhteistyöalustoilla tai sisäisissä somevirroissa. Esimerkiksi johtoryhmän viestit, henkilöstötilaisuudet, tiimien esittelyt tai tärkeät tiedotteet tuntuvat videomuodossa henkilökohtaisemmilta ja kiinnostavammilta.
Lisäksi webinaarit ja virtuaalitapahtumat tarjoavat kustannustehokkaan tavan jakaa ajankohtaista tietoa, kouluttaa henkilöstöä ja tuoda ihmisiä yhteen. Tallenteet kertyvät automaattisesti osaksi organisaation omaa videokirjastoa.
Kolmessa vuodessa Microsoft pystyi antamaan Academy-videoportaalilleen 569%:n sijoitetun pääoman tuoton ja 13,9 miljoonan dollarin vuotuisen kustannussäästön.
Työntekijöillä on paljon tietoa omaksuttavana, ja video auttaa erottamaan tärkeät jyvät muusta akanavirrasta. Se tekee sisäisestä viestinnästä selkeämpää, kiinnostavampaa ja helpommin lähestyttävää. Kun videoita käytetään harkitusti, ne vahvistavat yhteistyötä, tehostavat perehdytystä ja koulutusta sekä tukevat tiedon jakamista koko organisaatiossa. Video on käytännöllinen tapa parantaa sisäistä viestintää ja luoda toimivampi, yhtenäisempi työyhteisö.